Prozessanalyse – So funktioniert es

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Die Prozessanalyse ist für jedes Unternehmen unerlässlich. Die Analyse ist deswegen so wichtig, da sie Schwachstellen in den einzelnen Prozessen – und somit im gesamten System – sichtbar und somit die Einleitung von Korrekturmaßnahmen überhaupt erst möglich macht.  Eine Prozessanalyse kann zudem auch dazu verwendet werden, das Verständnis für die Funktionsweise des Prozesses zu verbessern und mögliche Ziele für die Prozessverbesserung zu ermitteln.

Zusammengefasst kann die Prozessanalyse bei folgenden Aspekten nützlich sein:

  • Feststellung des Ist-Zustandes
  • Ermittlung der Gründe für systematische Verzögerungen
  • Feststellung, ob der Prozess mit maximaler potenzieller Kapazität betrieben wird oder nicht
  • Bewertung des Prozesses an sich: Ist dieser überhaupt noch sinnvoll? Und falls ja – muss er vielleicht verändert werden, um maximale Ergebnisse zu erzielen?

 

Prozessanalyse – Das Konzept

Bevor Sie mit der Prozess-Analyse beginnen, müssen Sie zunächst festlegen, welches Ziel sie am Ende erreichen wollen. Letztendlich ist die Prozessanalyse per Definition nichts anderes als eine Überprüfung des gesamten Prozessablaufs eines Unternehmens, um zu einem besseren Verständnis des Prozesses zu gelangen. Durch die Prozessoptimierung verbessert die Analyse letztendlich die Gesamtleistung der Geschäftsaktivitäten.

Folgendes sollte beachtet werden, um bestehende Prozesse zu optimieren – ganz unabhängig davon, ob es sich beispielsweise um einen Prozess in der direkten Supply Chain oder im Management handelt.

Nötige Schritte für eine erfolgreiche Prozessoptimierung

Eine erfolgreiche Prozessoptimierung basiert stets auf einer guten Planung und der Abfolge von bestimmten Schritten. Als wichtige Grundlage dient zunächst einmal die Prozessbeschreibung:

  1. Identifizieren Sie den Prozess:

Der erste Schritt besteht darin, den zu analysierenden Prozess auszuwählen und zu identifizieren, welche Mitarbeiter an diesem beteiligt sind. Die folgende Methode hat sich bei der Optimierung von Abläufen bewährt. Hierbei geht es viel darum, schonungslos zu erkennen, welche Schwachstellen in den einzelnen Mikroprozessen innerhalb eines Prozesses zu finden sind, und eine Optimierungsstrategie zu finden und diese umzusetzen:

  1. Sammeln von Prozessinformationen:

Sammeln Sie anschließend so viele Informationen wie möglich über den Prozess, um die Herausforderungen, die hiermit verbunden sind, die Ziele, den Umfang der möglichen Prozessoptimerung und andere Ziele der Analyse zu verstehen.

  1. Analyse des Ist-Prozesses

Implementieren Sie einen Plan zur Geschäftsprozessanalyse. Gehen Sie dem identifizierten Prozess auf den Grund, stellen Sie den Prozess visuell, beispielsweise in Diagrammen dar und messen Sie seine Wirksamkeit.

  1. Entwicklung der Prozessoptimierung

Verwenden Sie schließlich die Analyse um zu ermitteln, wie ein „Soll-Prozess“ aussehen sollte. Aufzeigen der Anforderungen, Vorschlagen von Ressourcen und Änderungen, und das Definieren eines Zeitplans gehören hierbei dazu.

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Inwiefern bieten Prozessanalysen Mehrwert?

Das richtige Prozessmanagement ist für jedes Unternehmen, das die bestmögliche Leistung und Kundenzufriedenheit erreichen möchte, von großer Bedeutung. Häufig ist es so, dass Unternehmen viele Arbeitsstunden damit verbringen, Aufgaben zu überarbeiten und Fehler zu beheben. Durch die Analyse Ihrer Prozesse können Sie Nacharbeiten minimieren und die Anzahl unnötiger, umständlicher und anstrengender Aufgaben reduzieren. Die Reduzierung administrativer Aufgaben ermöglicht es auch, mehr in gleicher Zeit zu erledigen und Personalressourcen für Arbeiten zu sparen, die für das Unternehmen einen höheren Wert schaffen.

Das optimale Prozessmanagement ist zudem auch die Basis für eine einfachere Verwaltung Ihres Unternehmens. Ausgeklügelte, gründlich analysierte Geschäftsprozesse helfen dem Management zum Beispiel auch dabei das Unternehmen in seiner Gesamtheit zu lenken und letztendlich auch Umsätze zu steigern.

Prozessanalyse richtig machen

Kunden und Mitarbeiter stets im Blick

In großen Unternehmen ist es schwierig, die Leistung der Mitarbeiter zu überwachen und die Kundenzufriedenheit effektiv zu verfolgen. Durch die Analyse Ihrer Geschäftsprozesse können Sie diese nicht nur verfolgen, sondern auch feststellen, wie sie sich auf Ihr Unternehmen auswirken.

Damit das Wachstum eines Unternehmens überhaupt stattfinden kann, ist es notwendig, horizontal und vertikal effizient zu kommunizieren und zu kooperieren – über verschiedene Abteilungen, Niederlassungen und Hierarchie-Ebenen hinweg. Das Einbeziehen Ihrer Mitarbeiter in die Optimierung der Prozesse ist somit ein „Muss“. Gut funktionierende Geschäftsprozesse ermöglichen somit eine besser funktionierende Zusammenarbeit in der gesamten Firma. Wer seinem Unternehmen zu einem optimalen Wachstum verhelfen möchte, sollte sich somit mit den eingesetzten Prozessen befassen.

So kann ein Profi Ihnen helfen

In vielen Fällen ist es sinnvoll, sich Experten zur Hilfe zu holen, um sie eine effektive Prozessanalyse durchführen zu lassen. Der Grund hierfür liegt auf der Hand: Spezialisten auf dem Gebiet der Prozessanalyse verfügen neben dem nötige Know-how, um Schwachstellen innerhalb der Prozesse ausfindig zu machen und Optimierungen umzusetzen, auch über den nötigen Abstand zu Ihrem Unternehmen.

Dies ist wichtig, wenn eine nachhaltige Verbesserung gestaltet und entwickelt werden soll. Unsere Optimierungsprojekte sind dabei in fünf unterschiedliche Punkte unterteilt:

  1. Definition
  2. Messen
  3. Analyse
  4. Implementieren
  5. Controll

Dabei ist es unsere Vorgehensweise, nach jedem Schritt  Rücksprache mit Ihnen zu halten, um die von uns ermittelten Verbesserungen umzusetzen. Zudem baut jeder Schritt, den wir einsetzen, aufeinander auf. Auf diese Weise kommt es zu einem ganzheitlichen Optimierungssystem, von dem Sie und Ihr Unternehmen nachhaltig profitieren werden. Sie möchten bestehende Prozesse in Ihrer Firma analysieren und verbessern? Wir stehen Ihnen dabei gerne zur Seite und freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme.

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