Prozessoptimierung Methoden – So wird es ein Erfolg

 in Lean Management

Prozessoptimierung ist ein weit verbreitetes Handwerk mit einem bunten Fächer an Werkzeugen. Oft wird der Begriff mit Stress, Kündigungen und Auslagerung von Arbeitsplätzen in Verbindung gebracht. Doch sie ist auch ein Mittel, den eigenen Alltag übersichtlicher zu gestalten und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Wer Prozessoptimierung als langfristiges Mittel zur Erhaltung der Wettbewerbsfähigkeit begreift, kann dauerhaften Erfolg bewahren, ohne Arbeitsplätze zu gefährden. Das beweist unter anderem Toyota, der größte Autobauer der Welt, seit über 60 Jahren.

Was ist Prozessoptimierung?

Bei Prozessoptimierung handelt es sich im wortwörtlichen Sinne um die Verbesserung von Abläufen. Dabei finden Abläufe ständig und überall in Unternehmen, Organisationen und selbst im Privaten statt. Ohne darüber nachzudenken, folgen Sie bei Ihrer Morgenroutine einem mehr oder weniger festgelegten und gleichförmigen Prozess. Ein Produktionsbetrieb steuert seine Fertigungsprozesse in einem sehr hohen Grad. Prozesse haben alle gemeinsam, dass sie einen Input benötigen, den sie im eigentlichen Prozess ver- oder bearbeiten und aus dem ein Output entsteht. Bei der Produktion von Autobatterien hat der Hersteller genau definiert, wie sein Prozessergebnis aussehen soll. Und auch bei Ihrer Morgenroutine haben Sie eine gewisse Vorstellung davon, mit welchem Ergebnis Sie als „Output“ daraus hervorgehen wollen.

Über die Qualität des Prozessergebnisses hinaus sind auch Dauer und Ressourceneinsatz wichtig. Möglicherweise warten Kunden auf Ihre Produkte oder Ihr Arbeitgeber darauf, dass sie gewaschen und angezogen an Ihrem Arbeitsplatz erscheinen. Außerdem sollen die Kosten für den Prozess möglichst gering ausfallen, damit das Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben kann. Bei Qualität, Dauer und Kosten von Prozessen treten ständig Herausforderungen auf, denn auch sehr stabile Systeme erleben Abweichungen. Hier können Methoden der Prozessoptimierung helfen. Mit ihnen können Sie die Beschaffenheit Ihrer Outputs durch Maßnahmen im Prozess optimieren. Sie können die Durchlaufzeiten für Ihre Ablaufe verkürzen und damit Ihre Lieferzeiten für Kunden attraktiver gestalten. Und Sie können Ihre Kosten senken, was im globalen Wettbewerb eine ständige Notwendigkeit darstellt. In den meisten Fällen hängen diese drei Verbesserungsziele eng zusammen.

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Welche Methoden der Prozessoptimierung gibt es?

Prozessoptimierung hat ihren Ursprung in Produktionsunternehmen und wird zunehmend auf den Dienstleistungssektor ausgeweitet. Verschiedene Methoden lassen sich auf unterschiedliche Problemstellungen anwenden und oft ist es nur eine Frage der Auslegung, inwieweit sie in unkonventionellen Bereichen genutzt werden können.

Lean Production und Lean Management:

Die aus dem Toyota Production System abgeleitete „schlanke“ Produktion ist die wohl bekannteste Vorgehensweise bei der Prozessoptimierung. Sie stellt die Kundenzufriedenheit in den Mittelpunkt, sorgt für Fluss im Produktionssystem und bezieht Mitarbeiter in die Verbesserungsprozesse ein. Führungskräften gibt sie die Verantwortung für das richtige Coaching der Mitarbeiter, um die Arbeit mit der Prozessoptimierung täglich fortzusetzen und dafür, sie bei deren Umsetzung zu unterstützen. Lean Management hat auch das sogenannte Kaizen hervorgebracht, das in seiner Definition dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) aus dem Qualitätsmanagement ähnelt. Das Ziel von Kaizen ist es, ständig weiter zu optimieren und Verbesserungen zu einem Teil der täglichen Arbeit und der Unternehmenskultur zu machen.

Total Quality Management (TQM):

Der Fokus liegt hier für das gesamte Unternehmen auf Produkt- oder Servicequalität. Diese Priorität wird auch von der Führung gelebt und von allen Mitarbeitern gefordert. Alle Systeme sollen den aus Kundensicht höchstmöglichen Qualitätsansprüchen genügen. Unterstützt wird die Umsetzung mit kontinuierlichen Verbesserungsprozessen. Es herrscht die Ansicht, dass Qualitätsmanagement langfristig fortsetzt und keinen Endpunkt hat. Aus der TQM-Methode ist unter anderem die Qualitätsnorm ISO9001 entstanden. Eine Weiterentwicklung von TQM ist außerdem:

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Six Sigma:

Statistische Methoden in Verbindung mit dem DMAIC-Optimierungsmodell (Define, Measure, Analyse, Improve und Control). Six Sigma ist in der Statistik die Bezeichnung für eine extrem geringe Streuung von Messwerten um ihren Erwartungswert. Aus dieser Qualitätsorientierung heraus ist die Six Sigma Methode entstanden, die in fest gelegten, wiederholbaren Schritten die Optimierung eines konkreten Sachverhalts begleitet. Dabei spielt die Belegbarkeit von Schlussfolgerungen und Handlungsplänen mit statistischen Daten eine große Rolle. General Electric hat unter Jack Welch erfolgreich Six Sigma eingeführt und es weltweit bekannt gemacht.

Business-Process-Reengeneering

wird im Allgemeinen als eine radikale Methode der Optimierung von Geschäftsprozessen angesehen. Bei dieser Vorgehensweise konzentrieren sich die Verbesserungsmaßnahmen darauf, nur das Kerngeschäft im Unternehmen fortzusetzen und mit den besten Kompetenzen zu stärken. Das Ergebnis dieser umgreifenden Umstrukturierung ist manchmal sogar, Nebenbereiche und Stützfunktionen ganz abzugeben oder auszulagern.

Welche Methoden sind am effektivsten

Die zahlreichen Methoden sind unterschiedlich aggressiv und umfassend in ihrer Herangehensweise. Je nach Ziel und Zweck der Maßnahme lassen sich verschiedene Werkzeuge als effektiv bezeichnen.

Handelt es sich um eine tiefgreifende Veränderung im Geschäftsmodell, möglicherweise sogar drohenden Konkurs, bietet sich das Business-Process-Reengeneering an. In manchen Fällen kann diese sehr aggressive Methode sogar die einzig geeignete für die Rettung eines Unternehmens sein.

Ist das Ziel der Optimierung erhöhte Produkt- oder Servicequalität und ist das Unternehmen gewohnt oder sogar abhängig davon viele Daten zu verwenden, kann Six Sigma die richtige Methode darstellen. Die statistik-basierte Methode mit dem angekoppelten Optimierungsverlauf DMAIC analysiert auf Grundlage von Daten und deren Analyse.

Passt das Einbeziehen von Mitarbeitern, offene Kommunikation und Delegation von Verantwortung zu Ihrer Unternehmenskultur, kommen Sie mit Lean Production und Lean Management sehr weit. Mit dieser Methode haben Sie die Möglichkeit Prozessoptimierung als eine Denkweise in den Betrieb einzuführen und nicht nur als eimaliges Projekt. Sie birgt großes Potenzial für ständig erhöhte Kundenzufriedenheit und Personalentwicklung.

Total Quality Management rückt Qualität in den Fokus der Unternehmensführung. Auch hier handelt es sich um eine langfristige Verfahrensoptimierung mit dauerhaftem Einsatz. In Unternehmen mit Qualitätskennzeichen als Alleinstellungsmerkmal oder in stark regulierten Branchen kann dies der richtige Ansatz sein.

Warum ein erfahrener Berater wertvoll sein kann

Seine Mitarbeiter zu Fachleuten innerhalb der Prozessoptimierung auszubilden, hat viele Vorteile. Sie werden zu anerkannten Botschaftern der ständigen Verbesserung und sichern Langfristigkeit. Es kommt jedoch auf die Größe und Art des Unternehmens an, ob sich ein Vollzeit-Optimierer ständig beschäftigen kann. Denn auch die Mitarbeiter in den betreffenden Prozessen müssen die ständigen Änderungen absorbieren können. Auch wenn ein Betrieb den kontinuierlichen Verbesserungsprozess anstrebt, so müssen Verbesserungen jedes Mal identifiziert, umgesetzt, eingeführt und kontrolliert werden. Das bedeutet großen Aufwand für eine operative Abteilung. Daher kann es sinnvoll sein, regelmäßig einen erfahrenen externen Berater heranzuziehen.

Weitere Argumente für einen kompetenten Partner sind sein Fachwissen und seine Erfahrung aus anderen Betrieben. Vielleicht hat ein umtriebiger Berater schon andernorts eine inspirierende Lösung gesehen, die sich im eigenen Unternehmen ohne viel Aufwand adaptieren lässt. Das kann Zeit und Geld sparen.

Manchmal verleiht die Autorität eines Beraters dem Veränderungsprozess auch mehr Gewicht. Die glaubwürdige Kompetenz des Fachmannes ist in einzelnen Situationen überzeugender und kann Mitarbeiter weiterbewegen als die tägliche Führungskraft. Es lohnt sich also zu berücksichtigen, dass ein erfahrener Berater die richtige Wahl für Ihr Unternehmen sein kann.

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