DMAIC – Prozesse optimieren mit Six Sigma

Ein stabiler Prozess und hohe Qualität gehen oft Hand in Hand. Die Vorgehensweise DMAIC (Define, Measure, Analyse, Improve, Control) stellt im Rahmen der Six-Sigma-Methode sicher, dass bestehende Prozesse strukturiert und datenbasiert verbessert werden.

DMAIC ist eine Abkürzung für die 5 Phasen eines typischen Six Sigma Optimierungsprojektes. Große wie kleine, komplexe wie konzentrierte Problemstellungen haben immer diesen strukturierten Zugang zur Lösung gemein. Die nächste Phase wird erst begonnen, wenn die vorherige abgeschlossen ist. Ein Überblick über die DMAIC-Phasen bei Six Sigma:

Define

In dieser Phase wird das Problem definiert. Diese Identifikation ist für eine erfolgreiche Lösung und Verbesserung des Prozesses enorm wichtig. Ein erhöhtes Auftreten von Kundenbeschwerden ist zweifelsohne ein Problem. Doch gilt es, diesem auf den Grund zu gehen. Oft liegt das eigentliche Problem beim Material, in der Produktion, einer nicht aktualisierten Preisliste, verwahrlosten Stammdaten usw.

Measure

Nun folgen konkrete Messungen der Fehler oder Missstände, die zu beheben sind. Dabei wird im Vorfeld genau festgelegt, welche Messungen wichtig sind und mögliche Fehlerquellen belegen oder entkräften können. Messen kann im wissenschaftlichen Sinne präzises Aufnehmen von Größen sein, aber auch in einfachen Strichlisten bestehen. Das hängt von der Aufgabenstellung ab.

Analyse

Die durch die Messungen gewonnenen Daten werden anschließend analysiert. Der Analyse-Schritt ist dabei derjenige, in dem statistische Methoden am meisten zum Tragen kommen. Hier wird ermittelt, wie hoch die Wahrscheinlichkeit für verschiedene Fehlerquellen ist und wie verschiedene Faktoren einander beeinflussen. Hier kann sich auch zeigen, dass das ursprüngliche Problem noch einmal überdacht werden muss und man eventuell andere Faktoren untersuchen sollte.

Improve

Bei validen Schlussfolgerungen angelangt, ist es nun Zeit für einen handfesten Verbesserungsplan. Dieser sollte mit konkreten Handlungen, Verantwortlichen und Fristen versehen sein. Seine Ausführung wird bei einem Six Sigma-Projekt strukturiert und zuverlässig nachgehalten.

Control

Ob das Projekt den gewünschten Erfolg zeigt, wird in diesem Schritt festgestellt. In der Control-Phase des DMAIC-Zyklus nimmt man Bezug auf das in der Define-Phase beschriebene Problem und dessen Ziel nach Einführung der Verbesserungen. Es gilt: Ist das definierte Problem nicht gelöst, dann sollte das Projekt die relevante andere Phase noch einmal ansteuern.

Gemäß der Six Sigma Philosophie sollte man zu einer früheren Phase zurückspringen, wenn sich eine Annahme als falsch erweist oder neue Informationen auftauchen. Am Ende eines jeden Schrittes wird das Ergebnis besprochen und durch den Projektverantwortlichen bzw. Auftraggeber freigegeben. Das ist auch bei der ProNeu Unternehmensberatung ein fester Meilenstein. Erst durch die Freigabe wird mit der Bearbeitung des nächsten DMAIC-Schrittes begonnen. Alle Schritte bauen aufeinander auf.

Six Sigma ist eine Methode des Qualitätsmanagements und der Prozessoptimierung. Es ist eng mit dem aus Japan stammenden Lean Management verwandt und wurde erstmals Mitte der 80er Jahre von Motorola in den USA so verwendet, wie es heute verbreitet ist. Einerseits baut die Arbeitsweise auf Daten und statistischer Analyse auf, um faktenbasierte Entscheidungen zu ermöglichen. Andererseits ist sie auch von Einbeziehung der Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten einer Organisation geprägt. Auch die ProNeu Unternehmensberatung nimmt die Mitarbeiter immer mit. Nur mit ihnen ist der Veränderungsprozess erfolgreich umzusetzen.

Der Name der Methode stammt dabei von dem statistischen Begriff 6σ, also der Definition der statistischen Standardabweichung einer Verteilung. Je weiter ein Prozessergebnis von einer statistischen Standardabweichung entfernt liegt, umso höher ist die Wahrscheinlichkeit für unerwünschte Ergebnisse, also Fehler. Entspricht die Standardabweichung den berühmten 6σ, dann treten bei 1 Million hergestellter Teile durchschnittlich 3,4 fehlerhafte auf. Eine so niedrige Fehlerrate ist das Ziel der Six-Sigma-Methode.

Six Sigma hat sein eigenes Qualifizierungs- und Ausbildungssystem. Dabei kann ein jeder sich zum Yellow- oder Green Belt und schließlich Six Sigma Black Belt oder Master Black Belt ausbilden lassen. Zu dieser Ausbildung gehört eine ordentliche Portion Statistik und für die sollte man sich als Six-Sigma-Experte begeistern. Ansonsten kann man sich mit jeglichem beruflichen und akademischen Hintergrund zu den entsprechenden Belt-Stufen ausbilden lassen.

Six Sigma Tools stehen immer im Zusammenhang mit der Six-Sigma-Methodik und dem strukturierten DMAIC Prozess. Unter ihnen sind zu finden:

VOC

Die „Voice of the Customer” ist eine große Hilfe dabei, den Ist-Zustand korrekt zu beschreiben. Hier werden die Stimmen von Kunden, Mitarbeitern und anderen Geschäftspartnern einbezogen. Das können Beschwerden, Feedback und Beobachtungen über bestimmte Aspekte des Unternehmens und seiner Erzeugnisse sein.

Pareto-Diagramm

Die berühmte 80/20-Regel kommt bei dem nach dem italienischen Ökonomen benannten Pareto-Prinzip zum Tragen. Hiernach machen 20 Prozent der Fehlerquellen 80 Prozent der Defekte aus. Oder 20 Prozent der fehlerhaften Produkte entsprechen 80 Prozent der Kundenbeschwerden usw. Dieses Phänomen kann bei ausreichender Datenlage sehr häufig beobachtet werden und unterstützt die Fehlerbehandlung in einem Prozess.

FMEA

Die sogenannte „Failure Mode and Effects Analysis“ ermöglicht einen strukturierten Überblick darüber, welches Risiko verschiedene Einflussfaktoren für einen Prozess darstellen. Mit ihrer Hilfe lassen sich die Einsatzgebiete priorisieren und die Verbesserungen eines Prozesses in der richtigen Reihenfolge ausführen.

Fishbone-Diagramm

Im Analyse-Schritt des DMAIC-Ablaufes bietet sich ein sogenanntes „Fishbone-Diagramm“ an, in dem die Ursachensuche eines Problems strukturiert, visuell und mit mehreren Teilnehmern durchgeführt werden kann. Es geht hier darum, verschiedene Aspekte des betreffenden Prozesses zu durchdenken und auf mögliche Fehlerquellen zu überprüfen.