Lean Management Methoden – So werden Ihre Abläufe effektiver

Lean Management umfasst idealerweise das gesamte Unternehmen und beginnt mit der Führung. Der „leane“ Chef coacht den Mitarbeiter und ermuntert ihn dazu, ständig selbst zur Prozessverbesserung beizutragen. Ein Lean-Management-System hilft auch auf Strategieebene dabei, gezielt sinnvolle Projekte durchzuführen. Lean macht außerdem Ihr Unternehmen in Zeiten einer Auftragsflaute robuster. Verbessern Sie Ihre Prozesse, während Sie weniger produzieren müssen – dann werden Sie beim nächsten Konjunkturaufschwung stärker im Wettbewerb stehen.

Lean Management ist ein langfristiger Führungsansatz, der nach kontinuierlicher Verbesserung strebt. Die ausführenden Mitarbeiter optimieren selbst ständig Prozesse und die Qualität. Dabei gelten die folgenden fünf Lean-Prinzipien:

Wert

Der Wert ist das, wofür der Kunde zahlen will. Hierbei kann der Kunde sowohl intern als auch extern sein. Der Wert kann ein materielles Produkt oder eine Dienstleistung sein wie die schnelle Antwort auf eine Anfrage. Was keinen Wert darstellt, heißt „Verschwendung“. Dabei sind manche Arten von Verschwendung nötig. Sie machen die Wertschöpfung überhaupt erst möglich. Manche sind überflüssig. Hier setzt Lean mit der Verbesserung an.

Wertstrom

Ein Wertstrom umfasst alle nötigen Prozesse, um ein Produkt oder eine Dienstleistung herzustellen oder anzubieten. Manche Schritte in diesem Prozess sind wertschöpfend, andere nicht. Hierbei kann der Wertstrom auch über das Unternehmen hinaus verlaufen, beispielsweise zu Lieferanten und Drittdienstleistern.

Fluss / Flow

Ein Flussobjekt – dies kann ein Auftrag sein – soll ständig in Bewegung bleiben. Wenn ein Flussobjekt wartet, dann ist oft von Verschwendung die Rede. Wartezeit tritt unter anderem dann auf, wenn alle Aufträge erst auf das wöchentliche Statusmeeting warten müssen, wo sie freigegeben werden. Sie ist nicht wertschöpfend. Immer dann, wenn ein Auftrag nicht im Fluss ist, erhöht sich seine sogenannte Durchlaufzeit, ohne aber den Wert zu steigern.

One-Piece-Flow

Ein Flussobjekt bleibt dann am besten in Bewegung, wenn es einzeln und nicht im Bündel den Prozess durchläuft. Der Auftrag, der auf das wöchentliche Statusmeeting warten muss, könnte einzeln genehmigt werden und damit bis zu eine Woche schneller ausgeliefert werden als im oben genannten Beispiel.

Perfektion

Die japanischen Urväter bei Toyota raten dazu, immer Perfektion anzustreben und keine Fehler zu akzeptieren. Der Prozess soll so perfekt sein, dass keine Fehlproduktion entsteht.

Auch Ihr Unternehmen kann seine Lean-Reise genau dort beginnen, wo es gerade steht. Per Definition endet diese Reise nie, denn kontinuierliche Verbesserung ist Monat für Monat und Jahr für Jahr aktuell. Die Lean-Denkweise im Unternehmen zu verankern, ist das Ziel Ihrer Reise. Damit setzt sich der Antrieb zum kontinuierlichen Verbesserungsprozess immer weiter fort. Lean bedeutet Veränderung. Obwohl viele Mitarbeiter gefordert und gehört werden wollen, kann auch die Einführung von Lean Management auf Widerstand stoßen. Kommunizieren Sie daher deutlich, dass die Unternehmensleitung hinter Lean steht. Sie werden schnell Erfolge erzielen, wenn Sie die Ausbildung und das Umdenken ihrer Mitarbeiter coachend und unterstützend begleiten.

Lean verfügt über ein breites Spektrum an Tools. Es kann Prozesse verbessern, Projekte priorisieren und Lösungen implementieren. Lesen Sie hier eine beispielhafte Auswahl an Lean Methoden:

Wertstromanalyse

Sie macht alle wertschöpfenden und nicht-wertschöpfenden Schritte zur Herstellung eines Wertes (wofür der Kunde zahlen möchte) sichtbar. Die Analyse zeigt die verschiedenen Typen von „Verschwendung“ auf, also die nicht-wertschöpfenden Prozessschritte. Manche sind notwendig, manche können weggelassen werden. Der Kern der Prozessoptimierung ist hier, den Anteil der Wertschöpfung im Arbeitsablauf immer weiter zu erhöhen.

Standard Work / Standardisierte Arbeitsanweisung: Ausgangspunkt für Optimierung ist, dass alle die gleichen Aufgaben auf die gleiche Art und Weise ausführen. Daher ist Standard Work, deren Dokumentation und Training eine Voraussetzung dafür, Prozesse effizienter machen zu können.

Visual Management

Hier wird auf einfache und aussagekräftige Weise sichtbar gemacht, wie es um die aktuellen Aufträge oder Qualität steht. Damit können sich alle Mitarbeiter und Führungskräfte schnell orientieren und Personalplanung oder Prozessschritte entsprechend anpassen. In der Praxis sehen Sie oft Magnettafeln mit roten oder grünen „Ampeln“.

Go-to-Gemba

Das Begehen des Arbeitsplatzes; dort, wo der Prozess ausgeführt wird. Der Vorgesetzte begibt sich regelmäßig selbst an den Schauplatz des Geschehens. Dabei wird der Status der Produktion, der Qualität und der Verbesserungsprojekte überprüft. Sie sehen Sich das Visual Management an, führen persönliche Gespräche und bekommen so einen Überblick über die Situation. In lean Unternehmen präsentieren oft wechselnde Mitarbeiter, was sich in der Abteilung rührt.

Kanban

Eine einfache „Wiederbestellungs“-Methode. Verwenden Sie simple Karten, um den Bestellzeitpunkt für Material oder Waren zu bestimmen. Sie wissen, dass die Produktion zwei Paletten Folie pro Tag verbraucht und beträgt die Lieferdauer zwei Tage? Dann bestellen Sie spätestens, wenn noch vier Paletten übrig sind. Mit der Kanban-Methode versehen Sie die fünftletzte Palette mit einer sogenannten Kanban-Karte und verschicken sie als Bestellung.

Kaizen

Der kontinuierliche Verbesserungsprozess. Kaizen sichert, dass die Optimierung ständig fortsetzt. Auch dies können Sie mit visuellem Management sichtbar machen. Oft sehen Sie hier den sogenannten PDCA-Kreislauf. Dieser steht für Plan-Do-Check-Act und zeigt an, in welcher Phase sich die jeweiligen Projekte befinden.

A3

Bezeichnet das gängige Papierformat DIN A3. Ein Stück Papier dieser Größe gibt einen gesamten Projektüberblick. Die Kommunikation über ein Projekt gestaltet sich hiermit so einfach wie möglich. Ein Mitarbeiter kann mit dem Bogen in der Hand von einem Kollegen zum anderen gehen und Informationen einholen. Das A3 lässt sich auch für die Kommunikation mit dem Management verwenden

Hoshin Kanri

Der Lean-Strategieprozess. Lean hilft der Unternehmensleitung dabei, wenige sinnvolle Projekte auszuwählen und zu Ende durchzuführen.

5S

Dies ist eine Methode zur systematischen und zweckmäßigen Einrichtung von Arbeitsplätzen. 5S steht für: Sortieren – Systematisieren – Säubern – Standardisieren – Selbstdisziplin. Verschwendung lässt sich mit dieser Methode deutlich reduzieren und die Zeit für die Suche nach Materialien verkürzen. Sie liegen mit 5S immer am gleichen sinnvollen Platz

Die Aufgabe bestimmt, welche Methode Sie einsetzen können. An einem chaotischen Arbeitsplatz, wo sich kaum der Stammkollege, geschweige denn die Aushilfe zurechtfindet, könnten Sie ganz natürlich mit 5S starten. Ändern Sie später mit einer Wertstromanalyse den Prozess an diesem Arbeitsplatz, wiederholen Sie 5S hier – das ist Teil der ständigen Verbesserung. Ein ausgebildeter Yellow-, Green- oder Black-Belt wird zielsicher in die Werkzeugkiste der Methoden greifen und das richtige Lean Werkzeug einsetzen.

Oft ist es sinnvoll, die eigene Lean-Reise mit einem überschaubaren Prozess zu beginnen, der schnell zu erreichende Ergebnisse verspricht. Einerseits können Sie damit die ausgewählten Lean Methoden ausprobieren. Andererseits lassen sich Zweifler häufig leichter von Resultaten überzeugen als von langen Projektplänen. Je mehr Lean Sie in Ihrem Unternehmen durchführen, umso deutlicher wird, worauf Sie Wert legen wollen. Die Lean Methoden funktionieren im Zusammenspiel sehr gut und können auch einzeln verwendet werden, um konkrete Probleme zu lösen. Warten Ihre Kunden zum Beispiel lange auf Ihre Aufträge, bietet sich eine sofortige Analyse des Wertstroms an. Lösen Sie das akute Problem zuerst und kümmern Sie sich erst im zweiten Schritt um Lean Tools wie visuelles Management, 5S oder Hoshin Kanri. Wir diskutieren gerne persönlich mit Ihnen, wie Ihre Lean-Reise beginnen kann. Kontaktieren Sie uns.