Prozessanalyse Methoden – der Einsatz im Vergleich

 in Lean Management, Unternehmensberatung

Prozesse finden klassisch im Produktionsbereich statt, wo Prozessanalyse und Optimierung in vielen Unternehmen zur täglichen Arbeit gehören. Aber auch die Unternehmensführung braucht wirksame Prozesse, um das Geschäft auf Kurs zu halten und strategisch weiterzuentwickeln. Wir nennen im Folgenden drei effektive Herangehensweisen und Prozessanalyse Methoden, um Prozesse auf verschiedenen Ebenen gemeinsam und effektiv zu analysieren.

Was versteht man unter der SWOT-Analyse?

Die SWOT-Analyse ist eine Top-Level-Methode der Prozessanalyse, bei der der strategische Blick auf das Unternehmen im Mittelpunkt steht. Mit der SWOT-Analyse lässt sich aus der Helikopter-Perspektive auf den Ist-Zustand des Geschäfts innerhalb der eigenen Organisation und im Markt blicken. Dabei stammt der Name von den Anfangsbuchstaben der Bestandteile der SWOT-Analyse:

Strengths oder Stärken

Was sind die Vorzüge, die Unique Sales Proposition, die Prozesse, die das Unternehmen stark machen? Ist das Produkt bahnbrechend, sind die Kompetenzen der Mitarbeiter herausragend oder das Management überdurchschnittlich gut repräsentiert?

Weaknesses oder Schwächen

Wo fehlt es an Durchschlagskraft? Besteht Mangel an qualifizierten Arbeitskräften, Systemen, zuverlässigen Prozessen in der Supply Chain oder ist eine wichtige Rolle im Management nicht ausgefüllt?

Opportunities oder Chancen

Welche Möglichkeiten auf dem Markt lassen sich noch besser ausnutzen? Sind Erfolg versprechende Vertriebskanäle noch ungenutzt oder könnte die Zusammenarbeit mit einem Partner aus einer anderen Branche die eigene Forschung stärken?

Threats oder Risiken

Hat der Konkurrent soeben das Produkt auf den Markt gebracht, das auch in der eigenen Entwicklung entsteht? Bringt ein sinkender Marktpreis den Umsatz in Gefahr, weil ein neues Gesetz die Absatzmöglichkeiten einschränkt?

Stärken und Schwächen beziehen sich bei dieser Form der Prozessanalyse auf das Innere des Unternehmens, während Chancen und Risiken die Position auf dem Markt gegenüber, Kunden, Lieferanten, anderen Geschäftspartnern und Wettbewerbern ausdrücken. Indem man sich über diese Informationen Gedanken macht und sie durch einen roten Faden miteinander verbindet, lassen sich sinnvolle Möglichkeiten erkennen und entsprechende Maßnahmen für neue Prozesse ableiten.

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Prozessanalyse mit der Turtle-Methode

Die Turtle-Methode aus dem Prozessmanagement hat ihren Namen von der Schildkröte – denn die Darstellung dieser Methode für Prozessanalyse ähnelt dem Tier. Es handelt sich bei der Vorgehensweise um eine Erweiterung der Basis des klassischen Prozeß-Modells: Input – Prozess – Output. Beim Ansatz der Turtle-Methode ergänzt man zu den bestehenden Prozessen nun die wichtigen Voraussetzungen und Schnittschnellen aller Prozesse, nämlich Arbeitsmittel, Beteiligte, Informationen und Indikatoren (Key Performance Indicators).

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Auf diese Weise wird nicht nur definiert, aus was (Input), wie (Prozess) das Ziel (Output) hergestellt wird. In einer Ursache-Wirkungs-Analyse werden darüber hinaus weitere Produktionsfaktoren für den Prozess mit einbezogen. Das gilt auch für eventuelle Risiken. Mit dieser übersichtlichen Prozessanalyse lässt sich auf anschauliche Weise illustrieren, wo Unsicherheiten ein erfolgreiches Ergebnis gefährden. Hieraus folgen entsprechende Maßnahmen. In der Praxis kann das die Festlegung von B-Lieferanten im Falle von unsicheren Zulieferungen sein.

Der Prozessverantwortliche ist für den Prozess und alle seine Bestandteile zuständig. Das heißt, auch wenn dem Produktionsverantwortlichen nicht das Lager und damit die Bereitstellung der Betriebsmittel untersteht, so ist das richtige Hantieren mit der entsprechenden Schnittstelle und die passende Kommunikation seine Aufgabe. Deshalb spricht man auch davon, dass der Prozessverantwortliche der Eigentümer seines Turtle-Modells ist. Um Unterstützung im Team und von den Schnittstellen zu gewährleisten, bietet es sich an, ein Turtle-Modell in Teamarbeit gemeinsam zu erstellen, um das ganzheitliche Verständnis für den Prozess und die Prozessoptimierung zu fördern.

Damit eignet sich diese Methode für die Prozessanalyse als Grundlage für die interne Betrachtung klar abgegrenzter Prozesse. Mit der Turtle-Methode können Mitarbeiter – wozu beispielsweise beim Lean-Management aufgefordert wird – einen Beitrag zum kontinuierlichen Verbesserungsprozess, der Prozessoptimierung sowie dem Prozessmanagement leisten.

Was ist die Portfolio-Analyse?

Die auch als Boston-Matrix bekannte Portolio-Analyse stellt in einem Koordinatensystem das Marktwachstum und den relativen Marktanteil der eigenen Produkte, Dienstleistungen oder Sparten gegenüber. Ihr Ziel ist, das eigene Portfolio systematisch zu analysieren. Der Produktlebenszyklus wird hier als Prozeß aufgefasst. Die Grundlage dieser Methode der Prozessanalyse sind dabei die vier Quadranten der Matrix, die entsprechend der Phasen des Produktlebenszyklus benannt werden:

  • Poor Dogs sind Produkte mit einem geringen Marktanteil in einem wenig oder gar negativ wachsenden Markt. Sie sollten regelmäßig auf ihren Deckungsbeitrag überprüft und ggf. vom Markt genommen werden, wenn sie keine Gewinne mehr einbringen.
  • Cash Cows haben in Märkten mit geringem Wachstum einen hohen Anteil. Sie erfordern kaum Investitionen und so lange dies so bleibt, kann man gut an ihnen verdienen.
  • Stars mit hohem Wachstum in stark wachsenden Märkten sind in jeder Firma heiß begehrt. Allerdings sind oft ansehnliche Investitionen nötig, um dort hin zu kommen.
  • Question Marks sind oft neue Produkte, die in einem stark wachsenden Markt einen geringen Marktanteil haben. Das deutet auf ein signifikantes Potenzial hin, das es weiter zu optimieren gilt. Diese Phase gilt als Beginn des Prozesses eines Produktes.

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