Unternehmen, die in hart umkämpften Märkten ihre Ziele erreichen wollen, müssen effizient agieren. Ihr Prozeß muss den Aufgaben entsprechend effektiv und effizient gestaltet sein. Das Management und die Optimierung dieser Geschäftsprozesse (engl. Business Process) ist Aufgabe des Prozessmanagement (engl. Business Process Management).
Abläufe optimieren, Ziele erreichen
Prozessmanagement – Was ist das?
Das Prozessmanagement umfasst die Gestaltung, Umsetzung und Optimierung von Prozessen. Flankierend werden diese bezüglich Umsetzung und Qualität geprüft und dokumentiert.
Dabei können mehrere Methoden angewendet werden, je nachdem ob man nur einzelne Prozesse optimieren möchte oder ganzheitliche Ansätze verfolgt.
Prozessmanagement existiert bereits seit ungefähr 100 Jahren. Aber erst in den 80er und 90er Jahren des 20. Jahrhunderts wurde es populär. Treiber war die Automobilindustrie Japans, welche sich durch Verbesserungen in der Produktion und verschiedene Prinzipien (Lean Production, Kaizen, etc.) als starker Konkurrent zu den westlichen Herstellern etablierte.
Dies hängt auch zusammen mit der zunehmenden Verbreitung von IT-Systemen, der digitalen Transformation und deren Potenzial bei der Unterstützung von Prozessen. Die Globalisierung bewirkte, dass sich Ideen schneller verbreiten. Wer heute auf dem globalen Markt als Produzent teilnehmen möchte, kommt um Prozessmanagement nicht mehr herum. Viele Begrifflichkeiten haben sich im Laufe der Zeit im Umfeld der Geschäftsprozessoptimierung etabliert:
- Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management)
- Business Process Reengineering
- Lean Management
- Lean Production
- Kaizen
- Just in Time Production
Alle diese Aspekte der Prozessoptimierung zielen darauf ab, ein gegebenes Ziel mit einem möglichst geringen Einsatz an Mitteln zu erreichen oder mit gesetzten Mitteln den Ertrag zu maximieren.
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Effizienz steigern, Ergebnisse verbessern
Welche Ziele verfolgt das Prozessmanagement?
Die Erreichung der Unternehmensziele ist die oberste Aufgabe eines Unternehmens. Um diese zu erreichen müssen Geschäftsprozesse implementiert werden. Das Prozessmanagement deckt dabei viele Aspekte dieser Prozesse ab. Erst durch die Verbesserung der wichtigen Prozesse kann ein Unternehmen auf lange Sicht erfolgreich agieren.
Dabei steigt die Notwendigkeit des Prozessmanagements mit der Größe und Komplexität des Unternehmens oder der Organisation.
Klare Abläufe, nachhaltiger Erfolg
Deshalb ist ein organisiertes Prozessmanagement essentiell
Bei methodisch sinnvoll umgesetztes Prozessmanagement können durch Effizienzsteigerungen die Prozesse in Ihrem Unternehmen verbessert werden. Die besten Resultate erzielt man dabei, wenn man methodisch und konsequent vorgeht. Verschiedene Methoden unterstützen die Umgestaltung und Optimierung von Prozessen.
Die Unterstützung durch einen erfahrenen Partner ist sinnvoll. Jedes Unternehmen ist einzigartig, die Herausforderungen ähneln sich aber, sodass sich die Erkenntnisse zwischen verschiedenen Branchen und Kunden vergleichen lassen. Lösungen können analog nach Anpassungen angewandt werden, sodass bewährte Lösungen genutzt werden können.
Die Reduzierungen von Stillstandszeiten, Rüstzeiten und Ausfallzeiten sind die Resultate eines erfolgreich umgesetzten Prozessmanagements.
Sich auf Erreichtem auszuruhen kann dazu führen, dass konkurrierende Unternehmen im In- und Ausland diese Potenziale zur Verbesserung ihrer Prozesse nutzen. Diese Kostenersparnis geben jene an ihre Kunden ab. Sinkende Preise bei Mitbewerbern sind die Folge.
Darum ist nicht nur die einmalige, sondern die beständige und vor allem nachhaltige Verbesserung der Unternehmensprozesse essenziell.
Bewährte Methoden für effiziente Prozesse
Welches sind universelle Maßnahmen im Prozessmanagement?
Die Einführung und das konsequente Management der Umsetzung sind eine große Herausforderung bei der Überarbeitung von Prozessen. Manchmal wird von der Belegschaft nicht verstanden, warum etwas verändert werden muss. Ängste können die Verbesserungen erschweren, es kann sich Widerstand gegen das Management aufbauen.
Deshalb sollten beim Prozessmanagement in Ihrem Unternehmen einige Grundlagen beachtet werden, damit die Umsetzung reibungslos funktioniert.
Zu den Prozessmanagement Grundlagen gehört die Analyse des Ist-Stands. Dies ist fundamental, denn nur daraus lässt sich die optimale Umsetzung ableiten und später Verbesserungen quantifizieren.
Eine transparente Kommunikation mit der Belegschaft sorgt dafür, dass das Vorhaben verstanden und unterstützt wird. Die Informationen, die sich aus dem Ist-Stand ableiten lassen, legen die Probleme offen zutage. Vor allem die Verschwendung von Ressourcen in Unternehmen ist oft nicht auf den ersten Blick ersichtlich. Bei deren Behebung werden große Einsparungen möglich.
Schritte zu nachhaltiger Prozessoptimierung
So können Sie ein erfolgreiches Prozessmanagement etablieren
Wir von ProNeu GmbH richten uns bei der Verbesserung des Geschäftsprozessmanagements nach der DMAIC Methode. Diese gehört zum Qualitätsmanagement – Prinzip „Six Sigma“.
Für die Einführung von Geschäftsprozessen ist die DMADV Methode geeignet, DMAIC fokussiert sich auf deren Überarbeitung.
Das Akronym DMAIC steht dabei für die fünf Phasen des Prozessmanagement Prozesses:
- Define (Definieren)
- Measure (Messen)
- Analyse (Analysieren)
- Improve (Verbessern)
- Control (Steuern)
Wichtig ist die ganzheitliche Betrachtungsweise. Im Prozessmodell müssen nicht nur die technischen Prozesse, sondern auch andere Kategorien, vor allem betriebswirtschaftliche und administrative Inhalte behandelt werden.
Definieren
In diesem Schritt wird geprüft, welche Bedürfnisse und Anforderungen der Prozess erfüllen muss. Dies können unterschiedliche, teils konkurrierende Punkte sein. Beispiele sind „Durchlaufgeschwindigkeit minimieren“ und „Kostenminimierung“.
Dieser Schritt ist für die Effektivität der gesamten Prozessgestaltung entscheidend. Nur wenn die Erfordernisse korrekt erkannt werden, können die darauf aufbauenden Phasen zum richtigen Ziel führen.
Messen (Datenerhebung)
In dieser Phase geht es um das Sammeln von Daten. Diese werden erst im nächsten Schritt interpretiert. Die reine Datenerhebung muss neutral und agnostisch erfolgen. Es stehen verschiedene Instrumente zur Verfügung. Oft werden verschiedene eingesetzt, da sie sich ergänzen und in ihrem Zusammenwirken zu einem vollständigen Bild führen.
Beispielhaft seien hier Datenerfassungsplan, Stichproben und Zeitablaufsdiagrammen genannt.
Analysieren
Die Analyse identifiziert die Abweichungen des Ist-Stands vom Soll-Stand. Sie baut auf der Datenerhebung auf und stellt diese den in Schritt 1 definierten Zielen als optimale Soll-Prozesse gegenüber.
Entscheidend ist hier die Identifizierung von Ursache-Wirkung Zusammenhängen. Oft haben kleine Probleme große Auswirkungen. Diese Probleme zu identifizieren und in den weiteren Schritten durch Prozessoptimierung zu verkleinern oder zu beheben, kann die Effizienz im Unternehmen merklich steigern.
Viele Methoden aus der Statistik und analytischen Mathematik, wie Regressionsanalyse, Häufigkeitsdiagramm und Streudiagramm werden verwendet. Aber ebenso Kreativitätstechniken, wie Brainstorming, finden ihre Anwendung. Dabei können der Top-Down und Bottom-up-Ansatz zum Einsatz kommen.
Verbessern
Nach dem im vorherigen Schritt die Probleme identifiziert wurden, werden nun Maßnahmen zur Verbesserung des Prozesses beschrieben. Oft gibt es mehrere Möglichkeiten zur Lösung. Daher müssen diese formuliert und bewertet werden. Eine Entscheidung kann mittels verschiedener Techniken herbeigeführt werden, die auf der Bewertung dieser Lösungsansätze fußen.
Auch hier werden Kreativitätstechniken angewendet, aber vor allem Flussdiagramme dienen der Dokumentation der Lösungsansätze. Unterstützend können die verschiedenen Lösungsansätze simuliert, deren Auswirkungen modellhaft erfasst und bewertet werden.
Steuern und kontrollieren
In dieser Phase findet die Übergabe an die Prozesseigentümer statt. Diese sollten von Anfang an in die Änderungen eingebunden werden, um die Akzeptanz zu erhöhen, aber auch um deren Expertise bei der Verbesserung zu nutzen.
Beständige Überwachung und Kontrolle der überarbeiteten Prozesse gewährleisten deren Umsetzung. Sollten sich Probleme ergeben, so werden diese schnell erkannt.
Durch die Änderung der Rahmenbedingungen, aber auch durch neue Erkenntnisse während des Betriebs, kann es zu einer oder mehreren Iterationen des Optimierungsprozesses kommen.
Eine korrekte und detaillierte Dokumentation erleichtert es, spätere Optimierungen leichter umzusetzen. Diese Dokumentation kann auch von Ihnen benutzt werden, um im Rahmen eines Qualitätsaudits oder aufgrund gesetzlicher Rahmenbedingungen, bestimmte Anforderungen zu erfüllen.
Wir von ProNeu GmbH unterstützen Sie bei der Einführung und Überarbeitung von Prozessen in Ihrem Unternehmen. Dabei gehen wir nach der bewährten DMAIC Methode vor. Nach jeder abgeschlossenen Phase prüfen wir gemeinsam mit Ihnen, ob die gesteckten Ziele erreicht wurden.
Erst bei voller Zufriedenheit gehen wir den nächsten Schritt in der Umsetzung hin zu einem optimalen Prozessmodell und deren Umsetzung.
Auch nach der Etablierung der neuen Prozesse stehen wir Ihnen zur Seite, um Ihnen auch bei zukünftigen Herausforderungen im Rahmen eines kontinuierlichen Prozessmanagements und einer kontinuierlichen Verbesserung zur Seite zu stehen.
Was versteht man unter Prozessmanagement?
Prozessmanagement umfasst die Planung, Steuerung, Überwachung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Ziel ist es, Abläufe effizienter und effektiver zu gestalten, um Unternehmensziele besser zu erreichen. Es ist die Grundlage für eine strukturierte und nachhaltige Unternehmensführung.
Warum ist Prozessmanagement für Unternehmen so wichtig?
Prozessmanagement ist wichtig, weil es:
- die Effizienz steigert, indem es Verschwendung reduziert,
- die Qualität von Produkten und Dienstleistungen sichert,
- Transparenz in Abläufe bringt,
- Kosten senkt und
- die Kundenzufriedenheit erhöht, indem Prozesse klar und konsistent gestaltet werden.
Welche Vorteile bietet ein gut organisiertes Prozessmanagement?
Ein effektives Prozessmanagement bietet:
- Klar definierte Verantwortlichkeiten,
- Verbesserte Kommunikation zwischen Teams,
- Schnellere Reaktion auf Marktveränderungen,
- Kontinuierliche Verbesserung (z. B. durch Methoden wie Kaizen oder Six Sigma),
- Stärkere Wettbewerbsfähigkeit und nachhaltigen Erfolg.
Welche Rolle spielt Prozessmanagement in der Digitalisierung?
Prozessmanagement ist essenziell in der Digitalisierung, da es dabei hilft, analoge Abläufe zu analysieren, zu optimieren und anschließend zu digitalisieren. Es sorgt dafür, dass digitale Tools gezielt eingesetzt werden und einen messbaren Mehrwert bringen. Außerdem erleichtert es die Einführung von Automatisierung und KI in Arbeitsabläufe.
Was sind die größten Herausforderungen im Prozessmanagement?
Typische Herausforderungen sind:
- Widerstand gegen Veränderungen bei Mitarbeitern,
- Fehlende Ressourcen oder Expertise für die Prozessanalyse,
- Komplexe oder unklare Prozesse, die schwer zu optimieren sind,
- Schwierigkeiten bei der Integration neuer Technologien,
- Fehlende Messbarkeit von Prozesserfolgen.
Wie kann ein Unternehmen sein Prozessmanagement nachhaltig verbessern?
Ein Unternehmen kann sein Prozessmanagement verbessern, indem es:
- Klare Ziele und KPIs definiert,
- Mitarbeiter schult und aktiv in den Verbesserungsprozess einbindet,
- Regelmäßige Prozessanalysen durchführt,
- Moderne Technologien wie Process Mining oder ERP-Systeme einsetzt,
- Auf bewährte Managementmethoden wie Lean oder BPM (Business Process Management) zurückgreift.