Prozessmanagement – deswegen ist es so wichtig

Unternehmen, die in hart umkämpften Märkten ihre Ziele erreichen wollen, müssen effizient agieren. Ihr Prozeß muss den Aufgaben entsprechend effektiv und effizient gestaltet sein. Das Management und die Optimierung dieser Geschäftsprozesse (engl. Business Process) ist Aufgabe des Prozessmanagement (engl. Business Process Management).

Das Prozessmanagement umfasst die Gestaltung, Umsetzung und Optimierung von Prozessen. Flankierend werden diese bezüglich Umsetzung und Qualität geprüft und dokumentiert.

Dabei können mehrere Methoden angewendet werden, je nachdem ob man nur einzelne Prozesse optimieren möchte oder ganzheitliche Ansätze verfolgt.

Prozessmanagement existiert bereits seit ungefähr 100 Jahren. Aber erst in den 80er und 90er Jahren des 20. Jahrhunderts wurde es populär. Treiber war die Automobilindustrie Japans, welche sich durch Verbesserungen in der Produktion und verschiedene Prinzipien (Lean Production, Kaizen, etc.) als starker Konkurrent zu den westlichen Herstellern etablierte.

Dies hängt auch zusammen mit der zunehmenden Verbreitung von IT-Systemen, der digitalen Transformation und deren Potenzial bei der Unterstützung von Prozessen. Die Globalisierung bewirkte, dass sich Ideen schneller verbreiten. Wer heute auf dem globalen Markt als Produzent teilnehmen möchte, kommt um Prozessmanagement nicht mehr herum. Viele Begrifflichkeiten haben sich im Laufe der Zeit im Umfeld der Geschäftsprozessoptimierung etabliert:

• Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management)
• Business Process Reengineering
• Lean Management
• Lean Production
• Kaizen
• Just in Time Production

Alle diese Aspekte der Prozessoptimierung zielen darauf ab, ein gegebenes Ziel mit einem möglichst geringen Einsatz an Mitteln zu erreichen oder mit gesetzten Mitteln den Ertrag zu maximieren.

Die Erreichung der Unternehmensziele ist die oberste Aufgabe eines Unternehmens. Um diese zu erreichen müssen Geschäftsprozesse implementiert werden. Das Prozessmanagement deckt dabei viele Aspekte dieser Prozesse ab. Erst durch die Verbesserung der wichtigen Prozesse kann ein Unternehmen auf lange Sicht erfolgreich agieren.

Dabei steigt die Notwendigkeit des Prozessmanagements mit der Größe und Komplexität des Unternehmens oder der Organisation.

Die Prozesse müssen zunächst identifiziert werden. Nach einer Analyse können Verbesserungen vorgenommen werden. Wichtig ist die ausführliche und detaillierte Dokumentation. Dokumentation kann genutzt werden, um bei Änderung der Rahmenbedingungen Anpassungen vorzunehmen. Sie wird aber auch in manchen Branchen gesetzlich vorgeschrieben.

Das Unternehmen kann durch Prozesse gut abgebildet werden, Rechte und Rollen können visualisiert werden. Von der Regel abweichende Handlungen werden minimiert, an jeder Stelle im Prozess ist genau klar, welche Informationen und Arbeiten zu einem bestimmten Zustand geführt haben und welche Informationen in den nächsten Prozessschritt übernommen werden.

Durch die prozessorientierte Organisationsgestaltung ist es einfacher, neue Prozesse in die bestehende Organisation einzubinden. Das Controlling der bestehenden Prozesse mittels Kennzahlen gewährleistet eine gleichbleibende Qualität der Arbeit.

Bei methodisch sinnvoll umgesetztes Prozessmanagement können durch Effizienzsteigerungen die Prozesse in Ihrem Unternehmen verbessert werden. Die besten Resultate erzielt man dabei, wenn man methodisch und konsequent vorgeht. Verschiedene Methoden unterstützen die Umgestaltung und Optimierung von Prozessen.

Die Unterstützung durch einen erfahrenen Partner ist sinnvoll. Jedes Unternehmen ist einzigartig, die Herausforderungen ähneln sich aber, sodass sich die Erkenntnisse zwischen verschiedenen Branchen und Kunden vergleichen lassen. Lösungen können analog nach Anpassungen angewandt werden, sodass bewährte Lösungen genutzt werden können.

Die Reduzierungen von Stillstandszeiten, Rüstzeiten und Ausfallzeiten sind die Resultate eines erfolgreich umgesetzten Prozessmanagements.

Sich auf Erreichtem auszuruhen kann dazu führen, dass konkurrierende Unternehmen im In- und Ausland diese Potenziale zur Verbesserung ihrer Prozesse nutzen. Diese Kostenersparnis geben jene an ihre Kunden ab. Sinkende Preise bei Mitbewerbern sind die Folge.

Darum ist nicht nur die einmalige, sondern die beständige und vor allem nachhaltige Verbesserung der Unternehmensprozesse essenziell.

Die Einführung und das konsequente Management der Umsetzung sind eine große Herausforderung bei der Überarbeitung von Prozessen. Manchmal wird von der Belegschaft nicht verstanden, warum etwas verändert werden muss. Ängste können die Verbesserungen erschweren, es kann sich Widerstand gegen das Management aufbauen.

Deshalb sollten beim Prozessmanagement in Ihrem Unternehmen einige Grundlagen beachtet werden, damit die Umsetzung reibungslos funktioniert.

Zu den Prozessmanagement Grundlagen gehört die Analyse des Ist-Stands. Dies ist fundamental, denn nur daraus lässt sich die optimale Umsetzung ableiten und später Verbesserungen quantifizieren.

Eine transparente Kommunikation mit der Belegschaft sorgt dafür, dass das Vorhaben verstanden und unterstützt wird. Die Informationen, die sich aus dem Ist-Stand ableiten lassen, legen die Probleme offen zutage. Vor allem die Verschwendung von Ressourcen in Unternehmen ist oft nicht auf den ersten Blick ersichtlich. Bei deren Behebung werden große Einsparungen möglich.

Wir von ProNeu Group richten uns bei der Verbesserung des Geschäftsprozessmanagements nach der DMAIC Methode. Diese gehört zum Qualitätsmanagement – Prinzip „Six Sigma“.

Für die Einführung von Geschäftsprozessen ist die DMADV Methode geeignet, DMAIC fokussiert sich auf deren Überarbeitung.

Das Akronym DMAIC steht dabei für die fünf Phasen des Prozessmanagement Prozesses:

1. Define (Definieren)
2. Measure (Messen)
3. Analyse (Analysieren)
4. Improve (Verbessern)
5. Control (Steuern)

Wichtig ist die ganzheitliche Betrachtungsweise. Im Prozessmodell müssen nicht nur die technischen Prozesse, sondern auch andere Kategorien, vor allem betriebswirtschaftliche und administrative Inhalte behandelt werden.

 

Definieren

In diesem Schritt wird geprüft, welche Bedürfnisse und Anforderungen der Prozess erfüllen muss. Dies können unterschiedliche, teils konkurrierende Punkte sein. Beispiele sind „Durchlaufgeschwindigkeit minimieren“ und „Kostenminimierung“.

Dieser Schritt ist für die Effektivität der gesamten Prozessgestaltung entscheidend. Nur wenn die Erfordernisse korrekt erkannt werden, können die darauf aufbauenden Phasen zum richtigen Ziel führen.

 

Messen (Datenerhebung)

In dieser Phase geht es um das Sammeln von Daten. Diese werden erst im nächsten Schritt interpretiert. Die reine Datenerhebung muss neutral und agnostisch erfolgen. Es stehen verschiedene Instrumente zur Verfügung. Oft werden verschiedene eingesetzt, da sie sich ergänzen und in ihrem Zusammenwirken zu einem vollständigen Bild führen.

Beispielhaft seien hier Datenerfassungsplan, Stichproben und Zeitablaufsdiagramme genannt.

 

Analysieren

Die Analyse identifiziert die Abweichungen des Ist-Stands vom Soll-Stand. Sie baut auf der Datenerhebung auf und stellt diese den in Schritt 1 definierten Zielen als optimale Soll-Prozesse gegenüber.

Entscheidend ist hier die Identifizierung von Ursache-Wirkung Zusammenhängen. Oft haben kleine Probleme große Auswirkungen. Diese Probleme zu identifizieren und in den weiteren Schritten durch Prozessoptimierung zu verkleinern oder zu beheben kann die Effizienz im Unternehmen merklich steigern.

Viele Methoden aus der Statistik und analytischen Mathematik, wie Regressionsanalyse, Häufigkeitsdiagramm und Streudiagramm werden verwendet. Aber ebenso Kreativitätstechniken, wie Brainstorming, finden ihre Anwendung. Dabei können der Top-Down und Bottom-up-Ansatz zum Einsatz kommen.

 

Verbessern

Nach dem im vorherigen Schritt die Probleme identifiziert wurden, werden nun Maßnahmen zur Verbesserung des Prozesses beschrieben. Oft gibt es mehrere Möglichkeiten zur Lösung. Daher müssen diese formuliert und bewertet werden. Eine Entscheidung kann mittels verschiedener Techniken herbeigeführt werden, die auf der Bewertung dieser Lösungsansätze fußen.

Auch hier werden Kreativitätstechniken angewendet, aber vor allem Flussdiagramme dienen der Dokumentation der Lösungsansätze. Unterstützend können die verschiedenen Lösungsansätze simuliert, deren Auswirkungen modellhaft erfasst und bewertet werden.

 

Steuern und kontrollieren

In dieser Phase findet die Übergabe an die Prozesseigentümer statt. Diese sollten von Anfang an in die Änderungen eingebunden werden, um die Akzeptanz zu erhöhen, aber auch um deren Expertise bei der Verbesserung zu nutzen.

Beständige Überwachung und Kontrolle der überarbeiteten Prozesse gewährleisten deren Umsetzung. Sollten sich Probleme ergeben, so werden diese schnell erkannt.

Durch die Änderung der Rahmenbedingungen, aber auch durch neue Erkenntnisse während des Betriebs, kann es zu einer oder mehreren Iterationen des Optimierungsprozesses kommen.

Eine korrekte und detaillierte Dokumentation erleichtert es, spätere Optimierungen leichter umzusetzen. Diese Dokumentation kann auch von Ihnen benutzt werden, um im Rahmen eines Qualitätsaudits oder aufgrund gesetzlicher Rahmenbedingungen, bestimmte Anforderungen zu erfüllen.

 

Wir von ProNeu Group unterstützen Sie bei der Einführung und Überarbeitung von Prozessen in Ihrem Unternehmen. Dabei gehen wir nach der bewährten DMAIC Methode vor. Nach jeder abgeschlossenen Phase prüfen wir gemeinsam mit Ihnen, ob die gesteckten Ziele erreicht wurden. Erst bei voller Zufriedenheit gehen wir den nächsten Schritt in der Umsetzung hin zu einem optimalen Prozessmodell und deren Umsetzung.

Auch nach der Etablierung der neuen Prozesse stehen wir Ihnen zur Seite, um Ihnen auch bei zukünftigen Herausforderungen im Rahmen eines kontinuierlichen Prozessmanagements und einer kontinuierlichen Verbesserung zur Seite zu stehen.