Shopfloor Management – So profitieren Sie wirklich davon

Wettbewerbsfähigkeit definiert sich oft über Preis und Qualität der Produkte oder Dienstleistungen eines Unternehmens. Darüber hinaus muss eine Firma heute jedoch in der Lage sein, Personal, Material und Energie so effizient wie möglich einzusetzen. Dies gelingt mit qualitativ hochwertigen Prozessen, deren Ziel ein perfekter Produktionsprozess ist. Erfolgreiches Shopfloor Management ist eine effektive Methode zur nachhaltigen Steuerung und kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse in der Produktionsstätte.

Der „Shopfloor“ oder die Produktionsstätte ist traditionell der Ort in einem Unternehmen, wo die Herstellung eines Produktes ausgeführt wird. Diese Definition gilt auch für Dienstleistungen, Halbfertigprodukte und Entwicklung. Der Shopfloor kann sich damit außer in einer Fabrik auch in einem Büro, Labor oder Ladengeschäft befinden.

Ein Shopfloor besteht aus:

• Material
• Maschinen, Ausrüstung und Werkzeuge
• IT-Systemen
• Qualitätskontrolle
• Lager und
• Mitarbeitern

Beim Shopfloor Management als Teil des Lean Management geht es dann darum, all diese Faktoren mit Hilfe von Kennzahlen in Echtzeit zu überwachen und deren Probleme zu lösen. Die Prinzipien dabei sind, „echte“ Informationen zu betrachten. Begehen Sie den tatsächlichen Ort der Fertigung statt von einem Besprechungsraum aus Annahmen zu treffen. Verwenden Sie genaue und realistische Informationen über Probleme. Zuletzt geht es darum, wahre Ursachen für Probleme zu erkennen und mit stichhaltigen und widerspruchsfreien Daten zu belegen. Die Werkzeuge sind mit denen aus dem Lean Management verwandt. Einige werden im Folgenden genannt:

• Go-to-Gemba: Führungskräfte informieren sich dort, wo der Prozess stattfindet, und bei den Mitarbeitern, die ihn ausführen
• Shopfloor Boards werden zur visuellen Kommunikation an der Stelle eingesetzt, wo die Produktion stattfindet
• Kennzahlen gesteuerte Produktion zeigen den Ist-Zustand von Produktivität und Qualität und deren Abweichungen vom Soll-Zustand an
• Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (Kaizen): Alle Mitarbeiter tragen ständig und in kleinen Schritten zur Optimierung bei

Das Shopfloor Management hat folgende Aufgaben:

• Die Materialien zweckmäßig durch die Produktionsstätte zu lenken
• Die richtige Reihenfolge der Prozesse festzulegen
• Personal und Ressourcen optimal einzusetzen
• Abweichungen vom Standardprozess zu finden
• Lücken in der Kommunikation am Produktionsort zu finden

Shopfloor Management bietet dementsprechend Ansätze zur strukturierten Problemlösung. Außerdem hilft es Ihnen dabei, einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess aufzubauen. Mit einem gut funktionierenden Shopfloor Management entwickeln Sie Ihren Prozess ständig weiter und verhindern somit Probleme, statt Brände zu löschen. Beschäftigen Sie sich auch im Zuge der digitalen Transformation mit der Optimierung Ihrer Produktions- oder Dienstleistungsprozesse.

Bereits verbesserte und gut funktionierende Abläufe zu digitalisieren und automatisieren, ist deutlich einfacher als später Systeme und Maschinen anzupassen.

Zeigen Sie am Beginn Ihrer Organisation auf, wie zunächst das Ziel von Shopfloor Management aussehen wird. Erklären oder zeichnen Sie detailliert, was in Ihrer Fabrik oder in Ihrem Head Office mit funktionierendem Shopfloor Management passiert: Die Führungskräfte führen vor Ort. Alle können Abweichungen vom Standard erkennen. Mitarbeiter identifizieren Probleme, lösen sie nachhaltig und vermeiden sie in Zukunft. Sie setzen Ressourcen optimal ein. Dies schafft eine gute Grundlage, um alle an der Einführung zu beteiligen. Schaffen Sie nun die richtigen Voraussetzungen für eine reibungsfreie Umsetzung: Definieren Sie das gewünschte Verhalten des Managements. Klären Sie Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten. Beschreiben Sie die Steuerung der Implementierung. Binden Sie eventuelle Lieferanten und Dienstleister ein.

Beginnen Sie jedoch erst mit der Umsetzung von Shopfloor Management, wenn die Basis feststeht. Nun können Sie alle Prinzipien in der Praxis üben und leben. In Ihrer Organisation herrscht Einverständnis darüber, dass alle in einem Lernprozess sind. Passen Sie weiterhin Methoden an überprüfen Sie sie auf ihre Wirksamkeit. Wenn diese erste Phase der Einführung auf hohem Niveau funktioniert, dann halten Sie an den Grundprinzipien fest und bauen Sie sie weiter aus. Führung wird zu Coaching. Die Kommunikation ist offen, transparent und durch Kennzahlen gestützt. Eine neue Kompetenz ist, ständig zu lernen und veränderungsbereit zu sein. Sie beugen Problemen vor, statt auf sie zu reagieren. Das Management sieht frühzeitig Chancen zur Verbesserung, statt akut Probleme zu lösen. Mitarbeiter tragen proaktiv zu dieser Aufgabe bei.

Wie auch Lean erhöht Shopfloor Management die operative Effizienz durch standardisierte Prozesse. Dadurch entstehen dementsprechend weniger Fehler und Qualitätsprobleme. Mitarbeiter an verschiedenen Arbeitsplätzen einzusetzen und neue anzulernen, wird einfacher. Ihre Mitarbeiter werden produktiver und die Fertigung billiger. Lücken oder umständliche Übergangslösungen in Prozessen werden erkannt und schneller gelöst. Ihr Unternehmen bekommt einen klaren Wettbewerbsvorteil am Markt. Denn nun können Sie billiger als Ihre Mitbewerber produzieren oder Dienstleistungen anbieten und gleichzeitig bessere Qualität gewährleisten. In manchen Branchen hält „Operational Excellence“ als Konkurrenzfaktor noch Einzug. In vielen gilt es jedoch mitzuhalten, da die kontinuierliche Verbesserung der operativen Prozesse bereits der neue Standard ist.

Shopfloor Management setzt unter dem Strich auf die Einbeziehung der Mitarbeiter in die ständige Verbesserung und die tägliche Steuerung der Abläufe. Solch ein „Lean“-System motiviert viele Kollegen, die es als Wertschätzung empfinden, wenn ihre Stimme zählt. Es wird allerdings auch dessen ungeachtet Mitarbeiter geben, die die kontinuierliche Nachfrage nach Optimierung als Belastung empfinden. Auch Führungskräfte müssen zudem erst mit der Lean Methode umzugehen lernen. Ein Chef gibt beim Shopfloor Management einen großen Teil seiner Kontrolle im täglichen Management ab. Er steht seinem Team zunächst in erster Linie coachend bei der Problemlösung zur Seite. Im administrativen Bereich kann es jedoch schwierig sein, die Vorteile der Methode auf sich zu beziehen.

Für einen Mitarbeiter im Kundendienst kann es eine Herausforderung sein, zu verstehen, dass er eine Dienstleistung am Kunden „produziert“. Denn auch dieser Prozess kann definiert, gemessen und verbessert werden. Hier können vor allem am Anfang kompetente Berater helfen, die Erfahrung mit Coaching und Lean in verschiedenen Unternehmen und Branchen haben.