In jedem Unternehmen fallen Verteilzeiten an. Diese dienen sowohl der Erledigung persönlicher als auch arbeitsorientierter Tätigkeiten, die nicht zu 100 Prozent mit der eigentlichen Aufgabe zu tun haben. Doch wie geht man als Arbeitgeber am besten mit dieser Zeit um und gibt es eigentlich Wege, diese auch für den Betrieb bestmöglich zu gestalten? Wie wird die Verteilzeit korrekt gemessen? Glücklicherweise gibt es klare Antworten auf diese zum Teil doch recht komplexen Fragen.
Zeitverluste erkennen und minimieren
Verteilzeit – Was ist das?
Um es vorweg zu sagen, bedeutet eine Brutto-Arbeitszeit von beispielsweise 8,5 Stunden (mit einer Pause von 30 Minuten) nicht, dass ein Arbeitnehmer wirklich acht Stunden arbeitet. Denn selbstverständlich müssen Mitarbeiter Essen und Trinken, mehrere Male am Tag eine Bildschirmpause machen (falls im Büro gearbeitet werden sollte) etc. Hierbei handelt es sich um die sogenannte persönliche Verteilzeit.
Der REFA, Verband für Arbeitsgestaltung, Betriebsorganisation und Unternehmensentwicklung charakterisiert Verteilzeiten wie folgt: „Die Verteilzeit besteht aus der Summe der Soll-Zeiten aller Ablaufabschnitte, die zusätzlich zur planmässigen Ausführung eines Ablaufes durch den Menschen erforderlich sind; sie bezieht sich auf die Mengeneinheit 1“.
Zeitmanagement präzise verstehen und nutzen
Der Unterschied zwischen persönlicher und sachlicher Verteilzeit
Wie man sehen kann, unterscheidet der REFA klar unter persönlicher und sachlicher Verteilzeit. In der sachlichen Verteilzeit werden die Soll-Zeiten für sachliche Tätigkeiten umfasst, die additional zum eigentlichen Arbeitsauftrag anfallen. Diese wird dann noch einmal in sachlich konstante und sachlich variable Verteilzeit unterteilt: Die sachlich konstante Verteilzeit ist vom eigentlichen Arbeitsauftrag unabhängig. Hierbei werden Ablaufabschnitte, die schicht- oder wochenkonstant sind, mit den Ablaufarten „zusätzliche Tätigkeit“ und „störungsbedingtes Unterbrechen“ gekennzeichnet.
Bei der sachlich variablen Verteilzeit sieht die Ausgangslage ähnlich aus – nur dass es hierbei um auftragsabhängige Tätigkeiten geht, allerdings werden an dieser Stelle Störungszeiten zusammengefasst, die während auftragsabhängiger Tätigkeiten aufkommen.
Wie bereits erwähnt, geht es bei der persönlichen Verteilzeit um die Zeit, die ein individuelles Unterbrechen der Arbeit nötig machen, wie beispielsweise die Beschaffung und Aufnahme von Nahrung, der Toilettengang oder die Erledigung persönlicher Angelegenheiten. Zur Ermittlung der Verteilzeiten im eigenen Betrieb werden folgende Messvarianten empfohlen:
- Verteilzeitaufnahme (Langzeitaufnahme)
- Verteilzeitaufnahme (nach Zufallsplan)
- Die Multimoment-Studie
Genauigkeit sichern durch klare Kriterien
Bei der Messung müssen folgende Aspekte berücksichtigt werden:
- AZ = Aufnahmezeit
- G = Grundzeit
- Er = Erholungszeit
- Vsk= sachliche, konstante Verteilzeit (vom Arbeitsauftrag unabhängig)
- Vsv= sachliche, variable Verteilzeit (vom Auftrag abhängig)
- Vp = persönliche Verteilzeit
- N = nicht zu verwendende Zeit
- F = fallweise zu verwendende Zeit
Gerade N (die nicht zu verwendende Zeit) sowie F (die fallweise zu verwendende Zeit) sind Punkte, an denen Sie ansetzen können, um die Verteilzeit zum Vorteil Ihres Unternehmens zu optimieren. Generell ist auch die Rüstzeit ein wichtiger Punkt – die Zeit, um ein Betriebsmittel einsatzfähig zu machen, kann in vielen Betrieben verkürzt werden.
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Als spezifizierte Unternehmensberatung für Unternehmen aus der Holz-, Kunststoff- und Metallindustrie ermitteln wir nicht nur die vorhanden Verteilzeiten in Ihrem Unternehmen, sondern sorgen mir unserem Know-how, unserer Expertise und unserem Blick für die Details im Wesentlichen auch dafür, dass diese ideal optimiert werden.
Dabei folgen wir grundsätzlich einem strukturierten Plan, der es Ihnen und Ihren Mitarbeitern auf einfache Weise ermöglicht, die von uns ermittelten Maßnahmen zur sinnvollen Reduktion der Verteilzeit umzusetzen.
Hierbei nutzen wir die Multimomentaufnahmen, die schon vielen Unternehmen neue Türen geöffnet hat. Möchten auch Sie das Beste aus Ihrer Produktion „herausholen?“ Wir freuen uns jetzt schon darauf, Ihnen dabei eine maßgeschneiderte Lösung zu bieten, die Ihr Unternehmen nachhaltig stärken wird.
Was versteht man unter Verteilzeit?
Verteilzeit bezeichnet die Zeit in einem Arbeitsprozess, die nicht direkt produktiv genutzt wird. Sie umfasst Tätigkeiten wie Wegezeiten, Wartezeiten, Abstimmungen oder Nebenarbeiten. Obwohl diese Zeiten unvermeidbar sind, können sie durch Planung und Optimierung reduziert werden.
Warum ist die Verteilzeit ein entscheidender Faktor in der Prozessoptimierung?
Verteilzeit beeinflusst die Effizienz von Arbeitsprozessen erheblich. Eine hohe Verteilzeit bedeutet, dass weniger Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten bleibt, was Kosten und Durchlaufzeiten erhöht. Ihre Reduzierung steigert direkt die Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit.
Welche Arten von Verteilzeit gibt es?
Verteilzeit kann in zwei Hauptkategorien unterteilt werden:
- Persönlich Verteilzeit: Zeit, die dem Menschen dirkt zuzuordnen sind. Wie z.B. Essen oder Trinken wärend der Arbeit. Zur Toilette gehen, oder rauchen.
- Sachliche Verteilzeit: Zeitverluste durch unerwartete Ereignisse wie Wartezeiten, technische Störungen oder Abstimmungsgespräche.
Wie kann man Verteilzeiten in Arbeitsprozessen identifizieren?
Verteilzeiten lassen sich identifizieren durch:
- Zeitstudien: Beobachtung und Messung von Arbeitsabläufen.
- Prozessanalyse: Detaillierte Aufschlüsselung von Tätigkeiten in wertschöpfend und nicht-wertschöpfend.
- Befragungen: Mitarbeiter nach wiederkehrenden Störungen oder Wartezeiten fragen.
- Digitale Tools: Einsatz von Sensoren oder Software, um Prozessdaten in Echtzeit zu erfassen.
- Multimomentaufnahmen: Es werden die Tätigkeiten der Mitarbeiter auf einem festgelegten Rundgang zu einer zufälligen Zeit beobachtet und festgehalten. Über die statistische Auswertung werden die Zeiten ermittelt.
Welche Maßnahmen helfen, die Verteilzeit zu optimieren?
- Prozessstandardisierung: Klare Regeln und Abläufe definieren, um Abstimmungsprobleme zu minimieren.
- Arbeitsplatzgestaltung: Arbeitsmittel ergonomisch anordnen, um Wegezeiten zu reduzieren.
- Automatisierung: Manuelle oder zeitaufwendige Tätigkeiten durch Maschinen oder Software ersetzen.
- Kommunikation verbessern: Verzögerungen durch klare Kommunikationswege und regelmäßige Meetings reduzieren.
- Pufferzeiten planen: Puffer in den Ablauf einbauen, um ungeplante Störungen abzufangen.
Welche Vorteile bringt die Optimierung der Verteilzeit für Unternehmen?
Die Optimierung der Verteilzeit führt zu:
- Höherer Produktivität, da mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten bleibt.
- Kosteneinsparungen durch effizientere Nutzung von Ressourcen.
- Verbesserter Termintreue durch kürzere Durchlaufzeiten.
- Höherer Mitarbeitermotivation, da weniger Leerlauf oder unnötige Arbeitsschritte auftreten.
- Nachhaltigem Wachstum durch eine schlankere und agilere Prozessstruktur.